In einer Steuerberatungskanzlei gibt es vor allem rund um wichtige Deadlines beim Finanzamt, was einen starken Peak hinsichtlich des Workloads verursacht. Damit die Arbeit aber auch in dieser Zeit möglichst effizient von der Hand geht, braucht es ein entsprechendes Konzept.
Ansonsten leiden Mitarbeiter und Kunden unter der hohen Arbeitslast, was sich auf Dauer durchaus negativ auf den Erfolg der Kanzlei auswirken kann.
Digitalisierung auf möglichst vielen Ebenen umsetzen
In vielen Steuerberatungskanzleien ist noch Luft nach oben, wenn es um die Digitalisierung geht. Obwohl die Klienten selbst ihre Buchhaltung immer häufiger digital und smart erledigen, wird beim Steuerberater am Ende oft noch mit dicken Akten und zahlreichen Papieren gearbeitet.
Für mehr Effizienz im Arbeitsalltag ist der Einsatz einer Lohnbuchhaltung Software oder einer direkten Schnittstelle zu Kunden aber von entscheidender Bedeutung. Dabei können nämlich vor allem wiederkehrende und einfache Tätigkeiten automatisiert werden, wodurch die Mitarbeiter am Ende mehr Zeit haben, sich auf wichtige Aufgaben oder die Beratung zu fokussieren.
Wichtig ist dabei, den Angestellten transparent über die Pläne der Digitalisierung zu berichten. Ansonsten kann es in der Belegschaft schnell einmal zu der unausgesprochenen Angst kommen, dass Software und Tools einige Arbeitsplätze ersetzen würden.
Projektmanagement-Tools sorgen für Struktur und Übersicht
In vielen Kanzleien sind die Mitarbeiter grundsätzlich gewissen Teams zugeordnet. Die eine informelle Abteilung kümmert sich dabei hauptsächlich um die Lohnbuchhaltung, die andere ist hingegen für die Bilanzierung zuständig.
Vor allem in kleineren Steuerberatungsunternehmen gibt es für die einzelnen Teams aber oft keinen eigenen Abteilungsleiter, der die Aufgaben koordiniert und überwacht. Sie als Vorgesetzter verlieren aber gleichzeitig schnell den Überblick. Um hier für mehr Effizienz zu sorgen, kann auf diverse Projektmanagement-Tools gesetzt werden.
So lassen sich Aufgaben ganz einfach verteilen und einem bestimmten Team oder einer gewissen Person zuordnen. Bei Bedarf lässt sich ein Visualisierungsboard für jede einzelne Abteilung anlegen, alternativ kann aber auch ein großes Board für die ganze Kanzlei genutzt werden.
Am Ende ist das Projektmanagement-Tool dann mit einem deutlich strukturierteren Kalender zu vergleichen. Wichtig ist das vor allem dann, wenn der Workload einen Peak erreicht und es manchmal auch ein wenig chaotisch zugeht.
Belegverarbeitung über KI automatisieren
Auch in der eigenen Kanzlei wird KI auf Dauer nicht wegzudenken sein. Bereits jetzt gibt es einige Anwendungsfälle, in denen die künstliche Intelligenz besonders effizient eingesetzt werden kann. Ein gutes Beispiel dafür ist die automatisierte Belegverarbeitung.
Was bisher manuell per Hand verbucht werden musste und vor allem bei größeren Klienten eine umfassende Aufgabe dargestellt hat, gelingt künftig ganz ohne menschliches Zutun. Wichtig ist dabei, dass die Belege ein einheitliches Format haben und bereits entsprechende Daten vorhanden sind, mit denen die KI arbeiten kann.
So lassen sich 9 von 10 Belege automatisch verarbeiten und die Mitarbeiter müssen nur noch wenige Besonderheiten manuell verbuchen. Ein wesentlicher Teil des Workloads fällt dadurch also bereits weg, was am Ende natürlich mehr Zeit für komplexere Aufgaben freischaufelt.
Sprechstunden für Klienten einführen
Es gibt in der Steuerberatungskanzlei kaum einen Tag, an dem sich kein Klient mit Rückfragen oder Sonderwünschen meldet. Im Worst Case wird dadurch der geplante Arbeitstag schon morgens über den Haufen geworfen und die eigentlich wichtigen To-dos bleiben wieder einmal liegen.
Daher kann in Kanzleien darüber nachgedacht werden, eigene Sprechstunden für die Klienten einzuführen. Hier muss natürlich darauf geachtet werden, dass man den flexiblen Anforderungen der Unternehmen entspricht. In der Praxis könnte es dann aber so aussehen, dass man am Vormittag und am Nachmittag je eine Stunde nutzt, in der kleine Rückfragen, aber auch größere Probleme besprochen werden können.
So fällt es den Mitarbeitern in der Kanzlei deutlich leichter, sich die Arbeit über den Tag hinweg einzuteilen. Alternativ ist es natürlich auch möglich, diese Sprechzeiten nur für die betreuungsintensiven Kunden einzuführen und die eingeschränkte Erreichbarkeit dann auch noch als exklusives Angebot zu vermitteln.
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